Mitarbeiterzeiten manuell vs. elektronisch erfassen: Fluch der Menge

Mitarbeiterzeiten erfassen in einem kleinen Unternehmen, ist sicherlich kein Problem. Ob per echtem Vertrauen in die Mitarbeiter, per Selbstaufschreibung, per manueller Zuschlagsberechnung, per elektronischer Zeiterfassung oder einfach per Daumen, es funktioniert – mehr oder weniger gerecht. Hat man aber etwas mehr Mitarbeiter – 100, 200, 500, 1.000 oder gar noch mehr – so ergibt sich ein Mengenproblem.

Mitarbeiterzeiten erfassen - DynamicTimes von SOCITAS
Mitarbeiterzeiten erfassen – Microsoft zertifiziertes AddOn DynamicTimes von SOCITAS

Hintergrund

Die Erfassung von Mitarbeiterzeiten und deren Verarbeitung kostet Zeit:

  • Bei Selbstaufschreibung sind das 1-2 Minuten am Tag.
  • Die monatliche Ausrechnung von aller Tagesdifferenzen, Pausenabzügen und aller Tagessalden, die Berechnung der Zuschläge und dann die Saldierung der Tagessalden und Summierung aller Zuschläge kostet ca. 3-15 Minuten.
  • Mit MS Excel das zu tun, setzt dessen Kenntnis voraus und dauert bei der Erfassung etwas länger, bei der Monatsabrechnung ist man etwas schneller.
  • Summa summarum kommen pro Mitarbeiter ca. 45 Minuten monatlich heraus.
  • Dann erfolgt die Kontrolle und Genehmigung vom Vorgesetzten, der zwischen Stichpunktkontrolle und Vollprüfung entscheiden muss.
  • Seine Zeit beträgt sicher im Schnitt 5-15 Minuten pro Mitarbeiter.
  • Dazu kommt die Sammlung dieser Abrechnungen in der Personalabteilung.
  • Die Abrechnungen werden geprüft, ggf. korrigiert und abgelegt / archiviert.
  • Und die Ergebnisse werden für die LoGe-Abrechnung eingetippt.

Bei manueller Bearbeitung der Zeitdaten kommen so fast immer mehr als eine Stunde je Mitarbeiter heraus. Bei einer Bewertung mit nur 20€ je Stunde, sind das bei 100 Mitarbeitern 2.000€ monatlich – mit Vorsicht kalkuliert.

Schnellste Variante

Doch wie viel Zeit braucht man, wenn man Zeiterfassung optimal umsetzt. Die Zeiten der Erfassung der Mitarbeiterzeiten an den Ausweislesern kann mit Null angenommen werden; nur die Aufwände der Nachreichungen bei vergessenen Buchungen sind zu werten, aus Erfahrung sind das 2-5% der Fälle also ca. ein Fall pro Mitarbeiter und Monat, also ca. 1-2 Minuten pro Mitarbeiter.

Die Sammlung der Daten erfolgt elektronisch – ohne manuellen Aufwand, ebenso die Tagesberechnungen und Summierungen / Saldierungen. Auch die Berechnung aller Zuschläge erfolgt 100% automatisiert – denn alle Fakten zur Berechnung sind bekannt. Und die Weitergabe an das LoGe-System ist ebenfalls vollautomatisiert.

Einzige Arbeit der Personalabteilung ist die Bearbeitung aller Hinweise, die das System liefert, so z.B. bei folgenden Sachverhalten:

  • fehlende Buchungen,
  • fehlende Tagesfehlzeiten,
  • Kernzeitverletzungen und
  • Vermutungen zu fehlenden Überstundengenehmigungen.

Diese Arbeit dauert mit guter Software ca. 1 Minute pro Fall, im Gleitzeitbereich erfahrungsgemäß mit 2-3 Fällen im Monat, bei Schichtarbeit eher 5-8 Fälle. Im Durchschnitt sind das ca. 5-7 Minuten monatlich pro Mitarbeiter.

In der Summe ergeben sich im optimalen Fall der Zeiterfassungslösung also ca. 9 Minuten Arbeit pro Mitarbeiter – also bei 100 Mitarbeitern somit Kosten von 300€.

Untergrenze

Die oben berechnete Untergrenze für den Aufwand lässt sich kaum weiter senken. Eigentlich nur dann wenn man z.B.

  • kaum Buchungen „vergessen“ werden,
  • eine sehr offene und breite Gleitzeit fährt,
  • Überstunden zum großen Teil automatisiert genehmigt werden,
  • keine monatlichen Wahlen durch Mitarbeiter existieren,
  • eine klare und stringente Organisation existiert.

Ansonsten ist es sehr schwer, diese Minimalzeit pro Mitarbeiter zu unterschreiten. Aber über diesen Wert hinaus gilt der Fluch der Menge – je mehr Mitarbeiter mit schlechter Zeiterfassung umgehen, je teurer ist das.

Voraussetzungen

Damit man möglichst effizient Mitarbeiterzeiten verwalten kann, muss möglichst viel durch die Zeiterfassungs-Hardware und –Software automatisiert sein. Außer bei Ein- und Austritten und Zeitmodellwechseln und den täglichen Abweichungen zwischen Plan und Ist muss der gesamte Rest automatisch ablaufen. Darauf muss die  Zeiterfassungssoftware ausgerichtet und optimiert sein.

Wir mussten es aus eigener Erfahrung erleben:
Kommt ein Sonderfall pro Mitarbeiter und Tag mit nur einem Promille Wahrscheinlichkeit vor, so sind das 0,5 Fälle pro Mitarbeiter / Jahr und somit 50 Fälle bei 100 Mitarbeitern = 4 Fälle im Monat – na gut, kein Problem. Bei 40.000 Mitarbeitern sind das aber 1.600 Fälle monatlich, das muss also automatisiert werden – egal wie.

Am besten wäre also eine Software-Lösung für Zeiterfassung, die auch 10.000 Mitarbeiter und mehr effizient bearbeiten kann. Sie kann auch für kleinere Unternehmen mehr leisten – ohne überlastend zu wirken. Sie darf natürlich nur angemessen kosten – also eine Preisstruktur nach Unternehmensgröße besitzen.

Mitarbeiterzeiten erfassen kann zum Fluch der Menge werden

Entscheidend ist die verwendete Zeit pro Mitarbeiter und Monat für deren Zeiterfassung und Zeitbewertung. Jede 15 Minuten mehr an Zeit sind mindestens 5€ mehr an Geld. Und mit der Menge der Mitarbeiter (Ist das wirklich ein Fluch?) und den Jahresmonaten multipliziert ergeben sich schnell interessante Summen, z.B. bei 200 Mitarbeitern 12.000€ jährlich.


Sie sind an einer elektronischen Zeiterfassung interessiert, die Ihnen bis zu 85%  Ihrer administrativen Kosten einspart?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.