Betriebliche Zeiterfassung – wo bleiben die Visionen?

Die Erfassung von Arbeitszeit und alles, was damit zusammenhängt – zusammengefasst als betriebliche Zeiterfassung bezeichnet – ist sicherlich eine umfangreichere Aufgabe. Der Informationsfluss vom Chip in den Ausweisleser, die Sammlung dieser Daten, Einspielen in MS Dynamics NAV, Buchung der Detaildaten in DynamicTimes, Bewertung der Zeiten, Berechnung von Zeitkonten und Salden., usw. – und das Ganze in sehr wenigen Sekunden: Ansprechende Aufgabe – aber immer wieder dasselbe. Wo bleiben die Visionen?

Autor: Joachim Baehr, seit 25 Jahren Experte in betrieblicher Zeiterfassung, http://www.socitas.de, Geschäftsführer

Betriebliche Zeiterfassung in der Praxis

Betriebliche Zeiterfassung - wo bleiben die Visionen?
Betriebliche Zeiterfassung – wo bleiben die Visionen?

Zeiten erfassen ist das eine – OK. Daten dazu erfassen könnte man Fehlzeitengründe, Aufträge, Projekte, Serviceaufträge, Montageaufträge, …… letztendlich viele verschiedene BDE-Datenfakten. Aber was könnte man noch erfassen?

 

  • Wachdienstgänge,
  • Kiosk (ohne gekaufte Artikel, nur die Geldsumme),
  • Dienstgänge oder ähnliche Abwesenheiten,
  • Geldautomat – z.B. zur Aufladung,
  • Tankstelle (mit Treibstoffart und Literzahl),
  • Kantinendaten – sei es die Essensanzahl oder eine Summe,
  • Zugänge (und Abgänge), also Zugangskontrolle,

Zuschläge

Betriebliche Zeiterfassung kennt auch Zuschläge in vielerlei Facetten. Nachts gibt es Nachtzuschläge (jedenfalls so ungefähr), Sonntags Sonntagszuschläge und Feiertags gibt es Feiertagszuschläge (evtl. abhängig vom Feiertag). Manchmal gibt es noch Mehrarbeitszuschläge bei Mehrarbeit / Überstunden / Mehrstunden – was immer auch der Unterschied dazwischen ist. Alles recht einfach einzurichten, beliebig variierbar und zu 100% automatisierbar. Aber was könnte man noch bezuschlagen?

  • Winterurlaub
    • Hochsaison ist immer der Sommer.
    • Wer also 4 Wochen im Winter Urlaub macht, bekommt 3 Tage davon als Zuschlag.
  • Saldenabbau
    • Die Salden sind zu hoch.
    • Wer in einem Monat über 40 Stunden von seinem Saldo abbaut, bekommt einen Zuschlag von 5% auf die abgebaute Zeit.
    • Auszahlungen zählen natürlicherweise nicht dabei.
    • Also werden faktisch bei 40 Stunden Abbau nur 38 abgezogen.
  • Super Leistung
    • Der Mitarbeiter erhält für alle Produktivstunden des folgenden Monats einmalig einen Zuschlag als Danke für seine super Leistung von 2%.
    • Je mehr der Mitarbeiter nächsten Monat produktiv ist, je mehr hat er davon.
    • Produktive Zeiten sind z.B. Verrechnete Zeiten ohne alle Arten von Fehlzeiten.
  • Resturlaub muss weg
    • Dass ein Resturlaub verfällt, wird von Arbeitgebern nur schweren Herzens gemacht.
    • Also gibt es einen Abschlag von 20% auf den Urlaub für jeden abgelaufenen Monat nach Ablauf der Urlaubsfristen.
  • Inventur
    • Alle Mitarbeiter, die bei der Inventur „zwischen den Jahren“ helfen (dürfen, können, müssen), erhalten 10% Zuschlag für die Zeit.
    • Gegenmaßnahme zum Arbeiten vor Neujahr und gegen die Inventur-Unlust.
  • Fleißzuschlag
    • Für jede Stunde über 9:00 Stunden Arbeitszeit am Tag gibt es 5% extra.
    • Eine mal andere Art des Mehrarbeitszuschlages.
  • Arbeitsmangel
    • Die Aufträge sind zurzeit recht dünn.
    • Es ist relativ wenig zu tun.
    • Der Arbeitgeber kann die Arbeitnehmer nach Hause schicken – per Anordnung.
    • Oder der Arbeitgeber könnte auch einen Abbau-Zuschlag von 10 Minuten gewähren, wenn jemand mindestens 2 Stunden abbaut.

Vielleicht könnte man mit Hilfe der betrieblichen Zeiterfassung das bezuschlagen, womit man seine Ziele als Arbeitgeber besser erreicht; nicht nur das, was andere Leute einem diktieren. Oder?

Wochenende frei

Bei kontinuierlicher Arbeit – also auch an Sams- und Sonntagen – wird immer wieder nach mehr freien Wochenende gefragt; und das sogar möglichst jedes zweite Wochenende. Das kann aber nicht gehen, es kann ja nur in 2/7 Wahrscheinlichkeit (=28,56%) sein. Doch wie kann man öfter an Wochenenden frei bekommen?

  • Einfachste Lösung:
    Beruf wechseln in einen mit immer frei am Wochenende (z.B. bei Banken).
  • Nicht mehr arbeiten, also z.B. im Rente gehen.
  • Langschichten fahren (12 Stunden statt 8 täglich)
    • Das ergibt dann nur 3,33 Schichten pro Woche, anstatt 5.
    • Also hat man jetzt 3,67 Schichten pro Wochen frei, anstatt 2.
    • Die Wochenende-Frei-Wahrscheinlichkeit steigt dann auf 52,43%.
    • Also ist jedes zweite Wochenende frei möglich.
  • Arbeitszeit auf 70% oder weniger reduzieren, dann geht es theoretisch;
    dann auch praktisch – hängt dann von anderen Faktoren ab.
  • Antirhythmisch arbeiten
    • Zum Beispiel 5 Schichten an zwei Tagen.
    • Also im Schnitt 9,6 Stunden die Einzelschicht.
    • Dies ergibt 4,17 Schichten pro Woche.
    • Also sind dann frei 2,83 Schichten.
    • Die Wochenende-Frei-Wahrscheinlichkeit steigt auf 40,43%.
  • Warum nicht mal anders denken als 3 * 8 = 24 Stunden, 5 * 8 = 40 Stundenwoche.

Verblüffende Ergebnisse sind erreichbar.

Zeitkappung

Sehr oft findet man noch Unternehmen mit möglichen Saldenspannen von 0-20 Stunden oder ähnlich; oft noch ergänzt mit restriktiven Gleitzeitfrei-Regelungen.

  • Was hat der Arbeitgeber davon, so enge Grenzen zu ziehen?
  • Gibt es Fakten, die Obergrenzen / Untergrenzen setzen?
    • Nein bei Untergrenzen – nur Ängste.
    • Ja, Haftungsgrenzen bei plus 250 Stunden
    • Nein ansonsten.
  • Was ist besser für den Arbeitnehmer, unter oder über Null è Über Null – logisch.
  • Was ist besser für den Arbeitgeber, unter oder über Null è Beides hat Vor- und Nachteile.
  • Erfolgen bei Überschreitung der o.g. Grenzen wirklich Kappungen?
    • Meist nicht, sondern nur Umbuchungen.
    • Was macht das für einen Sinn für das Unternehmen?
  • Oft hört man immer dieselbe Argumentation: Es war schon immer so!
    • Und es soll auch unbedingt so bleiben,
      wenn es „gut“ ist und es keine besseren Alternativen dazu gibt.
    • Wenn man aber nicht mehr weiß, warum es mal so gemacht worden ist, tja ……
    • Wenn man es weiß, OK; dann kann man Alternativen mal prüfen.

Betriebliche Zeiterfassung, es gilt auch hier: „Zeit ist Geld“

Dieser Spruch ist zwar jedermann und jederfrau bekannt. Doch es ist verblüffend, wie oft dieser Satz beim Umgang mit der Arbeitszeit einfach vergessen wird. Persönlich schätze ich, dass diese Art der Vergesslichkeit in mehr als 70% aller Unternehmen existiert.

Nur eine Minute Zeitverschwendung pro Tag kosten ein Unternehmen mindestens 36€ pro Jahr, dabei wurde nur der gesetzliche Mindestlohn angenommen.

Und wo liegen die Zeitverschwender?

  • In der Art der Zeiterfassung,
  • Wegezeiten, Waschzeiten, Umziehen, etc.,
  • Pausen – auch Kurzpausen bzw. Raucherpausen,
  • alleine die Wegezeiten zu den Raucherecken / Pausenräume,
  • Rundungen von Zeiten:
    • Aufrunden ist schädlich,
    • Abrunden noch viel schädlicher,
  • Zwang zu Pausen,
  • Gewährung von bezahlten Fehlzeiten.

Zeitguthaben

Einmal angedacht: jemand arbeitet 100 Stunden auf ein Guthabenkonto und feiert diese Zeit ein Jahr später ab. Wer gibt hierbei? Eher der AN = Arbeitnehmer oder eher der AG = Arbeitgeber?

Es geht also um den Wert der Arbeit zu zwei Zeitpunkten ein Jahr auseinander. Normalerweise ist der Wert der Arbeit am Jahresende mehr wert als am Jahresanfang, Stichworte dazu sind Lohnerhöhungen bzw. Inflation. Zwischenergebnis: AN gewinnt. Aber das ist nur die absolute Betrachtung, denn der AG hat ja mittlerweile seine Produkte und Preise ebenfalls der Inflation angepasst. Nächstes Zwischenergebnis: Unentschieden, leichter Vorteil für AG.

Die eigentliche Lösung liegt in den weichen Faktoren:

  • Der AN kann sich ein Guthaben schaffen: AN-PLUS.
  • Der AG kann im Bedarfsfalle mehr Arbeitsleistung verbrauchen: AG-PLUS.
  • Der AN kann abfeiern, was er als Guthaben hat: AN-PLUS.
  • Der AG kann abfeiern nur zulassen, wenn die entsprechende Auftragslage da ist: AG-PLUS.

Also haben wir eine WIN-WIN-Situation. Gibt es also diese Art der Flexibilität nicht, so kann keiner gewinnen, er gibt nur Verlierer.

Fazit: Betriebliche Zeiterfassung

Arbeitszeit-Flexibilität ist einer der beste Visionen, die es gibt.
Aber es gibt noch viele andere Ideen = Visionen. Packen wir’s an.


Autor: Joachim Baehr, Geschäftsführer, http://www.socitas.de

Die SOCITAS Gmbh & Co. KG entwickelt und implementiert seit 2007 im Bereich Microsoft Dynamics NAV und ist seit mehr als 25 Jahren im Bereich Zeiterfassung tätig.


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